[ Outlook ]아웃룩 연락처 저장 및 그룹메일 만드는 방법 (초간단 정리)

아웃룩 연락처 저장 & 그룹메일 만들기 – 팀 메일 효율적으로 관리하는 방법

회사 업무나 개인 프로젝트에서 반복적으로 메일을 보내야 하는 경우, 아웃룩의 연락처 저장과 그룹메일 기능을 활용하면 시간과 업무 효율을 크게 높일 수 있습니다. 특히 팀원, 부서, 프로젝트 그룹처럼 다수에게 메일을 자주 보내야 할 때 필수 기능입니다. 이 글에서는 아웃룩에서 연락처를 저장하고, 구성원을 추가하여 그룹메일을 만드는 방법을 단계별로 설명하며, 예시 캡처를 통해 쉽게 따라할 수 있도록 안내합니다.

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1️⃣ 아웃룩 연락처 저장 방법

아웃룩에서 메일을 주고받다 보면, 자주 연락하는 사람의 이메일 주소를 매번 입력하는 것이 번거롭습니다. 이때 연락처 저장 기능을 사용하면 한 번만 저장해도 이후에는 자동 완성으로 편리하게 메일을 보낼 수 있습니다.

연락처 저장 단계:

1. 아웃룩을 실행합니다.
2. 상단 메뉴에서 사람(Contacts) 클릭 후 새 연락처 버튼 선택

 

  3. 이름, 이메일, 전화번호 등 필요한 정보를 입력합니다.

     (샘플 예시)

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4. 저장 후 닫기를 클릭하면 연락처 목록에 자동 등록됩니다

 

💡 Tip: 회사 동료, 거래처 등 자주 메일을 보내는 사람은 반드시 저장해두면 메일 작성 시 시간을 절약할 수 있습니다.

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2️⃣ 아웃룩 그룹메일(배포 그룹) 만들기

연락처를 저장한 후, 다수에게 메일을 보내야 한다면 그룹메일(배포 그룹) 기능을 활용하는 것이 효율적입니다. 그룹메일을 만들면 수신자를 일일이 입력하지 않고도 한 번에 여러 사람에게 메일을 보낼 수 있습니다.

그룹메일 생성 단계:

1. 아웃룩 사람(Contacts) 메뉴에서 새 그룹 또는 새 연락처 그룹 선택
2. 멤버 추가 클릭 → 기존 저장된 연락처에서 선택하거나 새로운 이메일 입력

 

 

3. 새 메일 그룹 명 기재 후 저장 후 닫기

 메일 작성 시 받는 사람(To)에 그룹 이름을 입력하면, 그룹에 포함된 모든 멤버에게 동시에 메일이 전송됩니다.

 

💡 Tip: 팀, 부서, 프로젝트 등 반복적으로 메일을 보내는 대상이면 그룹으로 관리하면 업무 효율이 크게 올라갑니다.

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3️⃣ 그룹메일 관리와 활용

• 그룹 내 멤버가 변경될 경우, 연락처 그룹에서 멤버 추가/삭제 가능
• 프로젝트 종료 후에는 그룹을 아카이브하거나 삭제 가능
• 정기적인 메일 발송, 회의 공지, 보고서 공유 등 다양한 업무에 활용 가능